Reisebürosoftware | Backoffice Software


Reisebürosoftware
Backoffice Software
MSE-iT maxi
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Eine Reisebürosoftware (Backoffice Software) ist eine Branchenlösung für Reisebüros. Reisebürosoftware oder auch Reisebüro-Backoffice Software genannt, sollen den hohen Verwaltungsaufwand eines Reisebüros einfacher und effizienter verwalten. Eine solche Branchenlösung für die Touristik beginnt meistens ab der Buchung einer Reise über ein Computer-Reservierungs-System (CRS). Die Reisebürosoftware bietet dazu eine CRS-Schnittstelle um die gebuchten Daten direkt aus dem CRS übernehmen zu können. Lästiges abtippen der Einzeldaten entfällt. Ist eine solche Reisebuchung in die Reisebürosoftware erst übernommen, laufen alle weiteren Schritte wie folgt ab:

Vorgänge verwalten in einer Reisebürosoftware/Backoffice Software

Das Kernstück jeder Reisebürosoftware/Backoffice Software ist die Vorgangsverwaltung. Dieser Bereich wird am intensivsten genutzt.
  • Der Vorgang wird vom Expedienten überprüft, eventuell ergänzt
  • Preise, Rabatte/Provisionen an Kunden oder einbuchende Reiseübros werden bearbeitet
  • Gebühren z.B. für Flugbuchungen auf die es keien Provision gibt, werden berechnet
  • Die Rechnung an den Kunden kann gedruckt oder als PDF/Email versandt werden
Zusammen mit dem Rechnungsdruck werden die Buchungssätze für die Buchhaltung im Hintergrund erstellt. Bei einem Reisebüro-Inkasso wird gleichzeitig ein offener Posten in Höhe des Rechnungsbetrages angelegt. Die Reisebürosoftware erledigt zeitintensive Arbeiten bereits nebenbei - Kosten werden eingespart.
 
Etwaige Anzahlungen von Kunden können ebenfalls sofort erfasst werden. In der Offene-Posten-Liste (offene/unbezahlte Rechnungen) führt diese zahlungen zu einer geringeren Forderung gegenüber dem Kunden.

Veranstalterabrechnung über eine Reisebürosoftware/Backoffice Software

Rein manuell, also ohne Reisebürosoftware, würde jede Abrechnung eines Veranstalters geprüft werden. Stimmt der abzurechnende Reisepreis? Ist die Provisionshöhe richtig? Wurde vom Veranstalter eine Stornierung wieder rückerstattet? All dies erfodert viel Zeit - mit einer Reisebürosoftware geht das alles einfacher und effizienter:
  • Erfassung der Veranstalterrechnung (Verkaufspreise und Provision) im Backoffice Bei richtiger Erfassung errechnet die Reisebürosoftware den Rechnugnsbetrag´. Dieser muss mit der Abrechnung des Veranstalters natürlich übereinstimmen.
  • Abgleich mit der Kundenrechnung über das System. Dadurch wird überprüft ob die Kundenrechnung in der richtigen Höhe erstellt wurde bzw. ob der Veranstalter richtig abrechnet. Bei Änderungsbuchungen/Stornos laufen mehrere Veranstalterrechnungen für einen Kundenvorgang auf. In der Summe der Preise müssen diese aber immer dem Verkaufspreis in der Kundenrechnung entsprechen. Eine Überprüfung, die per Reisebürosoftware schnell gemacht ist - auch wenn die Abrechnungen Monate auseinanderliegen.
Auch bei einer Veranstalterrechnung ist das Ergebnis ein Offener Posten. Bei einem Reisebüroinkasso entsteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Veranstalter. bei Direktinkasso entsteht eine Forderung - es wird schließlich nur die Provison abgerechnet.

Offene Posten / Zahlungserfassung in einer Reisebürosoftware

Offene Kundenrechnungen, die Veranstalterabrechnugnen sowie Kostenbuchungen sind zu erfassen. Durch die Eingabe einer Kunden- oder Veranstalterzahlung wird die jeweilige Forderung/Verbindlichkeit beglichen. Ob dies durch eine Zahlung geschieht oder durch mehrere (An/Restzahlungen) spielt keine Rolle. Die Summe aller Zahlungen gleicht letztendlich die Rechnung aus - oder die Rechnung bleibt offen und erscheint in der offenen Posten Liste.

Reisebürosoftware - im kostenlosen Reisebüroforum

Das Reisebüroforum ist ein offenes und kostenloses Forum. Auch das Thema Reisebürosoftware wird dort in einer eigenen Gruppe besprochen. Sie können dort auch Fragen zu Software, Reservierungssystem oder Marketing stellen. Touristische Themen, die noch nicht besprochen sind, versuchen wir umgehend zu behandeln und Ihre Fragen zu beantworten. Das Reisebüroforum selbst ist werbefrei - in einem eigens dafür eingerichteten Bereich können Reisebüros oder Veranstalter gerne kostenlos für sich werben.